Personvernerklæring for DBH

DBH inneholder informasjon om høyere utdanning i Norge, dvs. universiteter, høyskoler, fagskoler og studentsamskipnader. Data fra DBH danner blant annet grunnlaget for Kunnskapsdepartementets forvaltning og offentlige myndighetsutøvelse.

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er all informasjon som kan knyttes til og identifisere en enkeltperson. Det kan være faktaopplysninger som f.eks. navn, adresse, e-postadresse og fødselsnummer, en kombinasjon av faktaopplysninger, eller vurderinger knyttet til en person.

Behandlingsansvarlig

Kunnskapsdepartementet er behandlingsansvarlig og NSD er databehandler for personopplysninger som samles inn og behandles ved DBH, jf. personvernforordningen artikkel 4 nr. 7).

NSDs personvernombud vil ivareta de registrertes personverninteresser i DBH. Personvernombudet (nsd@nsd.no) kan kontaktes ved spørsmål om personopplysninger i DBH.

Kunnskapsdepartementet og NSD har en databehandleravtale om behandling av personopplysninger i DBH, der Kunnskapsdepartementet er behandlingsansvarlig og NSD databehandler.

Behandlingsgrunnlag

NSD har følgende lovhjemler til å behandle personopplysninger i DBH:

For universiteter og høyskoler: https://lovdata.no/NL/lov/2005-04-01-15/§7-8

For fagskoler: https://lovdata.no/NL/lov/2018-06-08-28/§42

Hvilke personopplysninger registreres om ansatte og studenter i DBH?

NSD registrerer navn og fødselsnummer til studenter, fagskolestudenter og ansatte ved utdanningsinstitusjoner i forbindelse med innrapportering av data til DBH. NSD registrerer også navn og fødselsnummer til ph.d.-studenter som er tatt opp i doktorgradsprogram ved utdanningsinstitusjonene.

NSD registrerer i tillegg opplysninger om studenters og ph.d.-studenters søknader, semesterregistreringer, eksamensresultater, oppnådde kvalifikasjoner og grader, og utvekslingsopphold. For ansatte registreres det opplysninger knyttet til stillingsforholdet.

Hva brukes personopplysningene til?

Personopplysninger fra DBH om studenter og ansatte ved utdanningsinstitusjoner brukes for Kunnskapsdepartementets forvaltning og utredning i UH- og fagskolesektorene. Opplysningene er viktige blant annet for departementets strategiske arbeid knyttet til utvikling og oppfølging av høyere utdanning. Innsamlingen av dataene er med på å legge grunnlaget for årlige tilstandsrapporter om høyere utdanning.

DBHs personopplysninger anvendes også i forskning. Innsamlingen av individdata i DBH legger til rette for forskning på utdanningssektoren. At prinsippene i personvernforordningen overholdes er en forutsetning for utlevering av individdata.

Deler NSD personopplysninger fra DBH med andre?

NSD deler ikke personopplysninger om studenter og ansatte i DBH med andre aktører, med mindre det foreligger et gyldig rettsgrunnlag.

Individdata fra DBH kan utleveres til forskningsformål, gjennomføring av utredninger, og departementets forvaltning og styring av høyere utdanning ved at man melder behandlingen til institusjonens eget personvernombud eller til NSDs personverntjenester.

NSD kan på visse vilkår utlevere personopplysninger til en offentlig myndighet eller en institusjon. Utlevering må da være basert på lovhjemmel som gir lovlig behandlingsgrunnlag. I tillegg må det inngås en datautleveringsavtale mellom partene.

Publisert statistikk på DBHs nettsider viser ikke personopplysninger. Statistikk og rapporter som innehar verdier under 3 er tilgjengelig for utdanningsinstitusjoner og forvaltning via en login-løsning som begrenser tilgang til dataene. Ved utdanningsinstitusjoner kan brukeradministrator gi andre ansatte tilgang til eksakte tall for institusjonen i DBH. Innrapporterende institusjon har ansvar for hvilke ansatte som får tilgang til eksakte tall.

Som databehandlingsansvarlig har Kunnskapsdepartementet tilgang til indirekte identifiserbare tall i DBH.

Hvor lenge lagrer NSD personopplysninger i DBH?

NSD lagrer personopplysninger i DBH så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Personopplysninger lagres ved NSD med backup-systemer hos ekstern samarbeidspartner. Personopplysninger slettes fra NSD- og ekstern samarbeidspartner sine systemer etter at formålet er oppfylt. Samarbeidspartner er underlagt databehandleravtale i tråd med gjeldende lovgivning.

Hvilke rettigheter har studenter og ansatte som er registrert?

Studenter og ansatte som er registrert i DBH har rett til innsyn i hvilke personopplysninger som er lagret om dem. Hvis den registrerte ber om innsyn kan man blant annet få svar på hvor personopplysninger er hentet fra, hvilke formål NSD behandler personopplysninger for, og om personopplysningene er blitt gitt videre og til hvem. NSD kan i enkelte tilfeller nekte den registrerte innsyn dersom dette er nødvendig og vilkårene for det er oppfylt, for eksempel av hensyn til vern av andre personer.

Studenter og ansatte har rett til å sende klage til Datatilsynet og personvernombudet ved NSD (nsd@nsd.no) ved eventuelt brudd i henhold til denne personvernerklæringen.