Innføring i bruk av pivottabeller
Tabellene vises i et web-basert grensesnitt, som gir brukeren tilgang til tabelldefinisjoner/kuber, samt alle operasjoner som kan utføres på data.
Grensesnitt
Systemets funksjoner er tilgjengelige i verktøylinjen som vises øverst i skjermbildet:
Symbolene har følgende betydning:
|
|
Vis tabelldefinisjon/kube ("Open OLAP navigator") |
|
|
Sorter tabell ("Config OLAP table") |
|
|
Vis overordnede nivå i hierarkiet ("Show parent members") |
|
|
Skjul gjentatt tekst ("Hide span") |
|
|
Vis navn på nivå i hierarkiet i egen kolonne ("Show properties") |
|
|
Fjern tomme rader og kolonner ("Suppress empty rows / columns") |
|
|
Snu tabellen - flytter kolonner til rader og omvendt ("Swap axes") |
|
|
Naviger kategori ("Drill member") |
|
|
Naviger punkt ("Drill position") |
|
|
Naviger enkelt ("Drill replace") |
|
|
Naviger detalj ("Drill Through") |
|
|
Vis diagram |
|
|
Egenskaper for grafikk |
|
|
Oppsett for PDF utskrift ("Configure print settings") |
|
|
Skriv til PDF ("Print this page via PDF") |
|
|
Eksporter data og grafikk til regneark i Excel ("Start Excel") |
Normalt vil gjeldende tabell vises under oppgavelinjen.
Figuren under viser eksempel på en tabell over antall årsverk, fordelt på institusjonstyper og årstall. Man navigerer i institusjonshierarkiet ved å klikke på symbolene for ekspansjon (plusstegn) eller sammenstilling (minustegn).
Tabelldefinisjon/kube
Ved å klikke på det første symbolet i verktøylinjen, åpnes definisjonen
for aktuell tabell ("OLAP Navigator"). Her kan man velge
dimensjoner (avhengige variabler) til kolonner og
rader. Dette gjøres ved å klikke på kolonne- eller radsymbolene til
venstre for variablene (hhv. vertikal- og horisontaldelte kvadrater).
Symbolet
fjerner en variabel fra en kolonne eller rad. Variabler under
overskriften "Filter" inngår ikke i tabellen. Flere variabler kan
velges til hhv. kolonner og rader. Man får da en 3 - til n-veis
krysstabell. Figuren under viser en kube med ni dimensjoner, der
dimensjonenene "å
r" og "Finansiering" er valgt som kolonner, og
"Inst., ny inndeling" og "Fast/midlertidig" er valgt som rader. Ved å
klikke "OK" vil skjemaet for tabelldefinisjonen lukkes, og tabellen vil
leses på nytt med nye innstillinger.
Indikatorer er definert i alle kuber, og er ikke en dimensjon, men en gruppebetegnelse for kubens mål- eller faktavariabler (avhengige variabler). Hver kube har ett eller flere mål knyttet til seg. Disse utgjør det analytiske innholdet i krysstabellen. Mål kan bestå av tellinger, summer, prosenter etc. Ved å klikke på "indikatorer", vil du bli presentert for en liste over tilgjengelige mål, og kan velge en eller flere for analyse.
Ved å klikke på dimensjoner som er definert som kolonner eller rader, får man frem en liste over dimensjonenes kategorier:
Symbolet
foran en kategori betyr at dette er et hierarki med flere nivå, og at
det finnes underliggende kategorier. Disse vises ved å klikke på
symbolet. Symbolet
skjuler underliggende kategorier. Man kan velge ut kategorier for
visning i tabellen, ved å krysse av i feltene til venstre for
kategoriene.
Filtrering
I tillegg kan man legge filter på verdier i variabler som ikke er en del av analysen. Ved å klikke på en dimensjon under overskriften "Filter", vises underliggende kategorier. Her kan man velge en enkelt verdi for inkludering i analysen. Når valget er aktivert ved å trykke "OK" (først i "kategori"-bildet, så i tabelldefinisjonen), baseres alle utregninger bare på fordelinger innen den valgte kategorien. Filterdefinisjonen vises under selve tabellen.
Filter: [Kategori=Undervisnings- og forskerstillinger]
Sortering
Ved å klikke på symbolet for sortering, får man frem mulige
alternativer for sortering. Data kan sorteres stigende eller synkende.
Man kan velge ut topp- eller bunnverdier og sortere ut fra alle enheter
samlet, eller man kan holde sammen enheter under hierarkier.
Navigering
Man kan øke eller minske detaljerthetsgraden i tabellen ved å navigere eller "drille" i dimensjonene, for eksempel ved å gå fra "Alle institusjoner", til "Universiteter", til "Universitetet i Oslo". Navigering gjøres ved å trykke på pluss (ekspander kategori) eller minustegn (slå sammen underkategorier). Hvis en kategori ikke har et pluss/minustegn, er det ikke knyttet et hierarki med flere nivåer til dimensjonen. Programmet tilbyr fire måter å navigere i tabellene:
Naviger kategori (drill position): Dersom flere dimensjoner er valgt
for rekker eller kolonner, vil dette alternativet føre til at samme
kategori åpnes i alle undergrupper. Eksempel: man har definert
institusjoner og stillingstyper som rekkevariabler. Ved å bruke "drill
position" vil man kunne vise verdier for samme stillingskategori for
alle institusjoner ved å klikke på en enkelt stillingskategori.
Naviger punkt (drill member): å
pner kun den valgte kategorien på det
stedet man klikker (standardinnstilling).
Naviger enkelt (drill replace): Dette valget viser
navigeringskontroller ved hjelp av piler istedet for +/-. Når dette
valget foretas, vil kun tallene for det gjeldende kategorivalget vises.
Klikker man seg gjennom institusjonshierarkiet, kan man for eksempel få
ut en enkelt tabell for universitetet i oslo, mens alle andre
kategorier/enheter blir skjult.
Naviger detalj (drill through): når denne knappen er valgt, vil man få
ut en tabell med grunnlagsdata for statistikken - alle variabler og
verdier som til sammen utgjør grunnlaget for de aggregerte
tallstørrelsene.
Hvordan...
Velge variabler til tabellen:
Klikk symbolet for tabelldesign
i menylinjen. Dette åpner menyen kalt "OLAP-navigator", der alle
variabler ("dimensjoner") i datasettet er listet.
Avhengige variabler/statistiske mål/indikatorer er
listet under dimensjonen "Indikatorer". Overskriftene "Kolonner" og
"Rader" viser hvilke variabler som er valgt for den gitte tabellen.
Symbolene
og
ved siden av variablene under headeren "Filter" lar deg legge en
variabel i hhv. rekker og kolonner.
Når en variabel er lagt i rekker eller kolonner, kan du liste ut verdier ved å klikke plusstegnet til venstre for variabelen. Du kan så velge alle verdier i variabelen, en verdi eller flere.
Variablene er bygd opp som hierarkier. En variabel kan ha flere hierarkier knyttet til seg. Dette representerer ulike måter å organisere en variabel på, for eksempel ved å tilby en sektorinndelt liste over institusjoner, eller en flat liste uten sektor. Les mer her: Tabelldefinisjon/kube
Velge institusjon:
Klikk symbolet for tabelldesign
i menylinjen. I standardinnstillingene for de fleste tabeller ligger
institusjonsvariabelen allerede med navnet "Institusjon" under "Rader".
Klikk på denne for å endre innstillinger for visning av institusjoner.
Du kan velge visning av en enkelt institusjon, et sett av
institusjoner, eller alle institusjoner.
Når du klikker på Institusjoner, må du deretter trykke kommandoknappen "Ingen" nederst i tabellen for å fjerne alle eksisterende valg for institusjonsvisning. Merk: Listen over institusjoner kan være lang, så du kan måtte scrolle ned (eller trykke minustegnet i listen over institusjoner) for å finne kommandoknappene.
Opplisting i tabellen kan organiseres på tre ulike måter:
- Institusjon. Dette er sektortilknytningen som institusjonene har på ethvert tidspunkt.
- Ikke sektorinndelt.
- Inst., ny inndeling.
For å velge enkeltinstitusjoner eller grupper av institusjoner: Klikk videre i ønsket hierarki og merk av hvilke som skal med. Ved å markere "Alle institusjoner" kommer alle institusjoner med.
Velge år og semester:
Klikk symbolet for tabelldesign
i menylinjen. I standardinnstillingene for de fleste tabeller ligger
tidsvariabelen allerede med navnet "Tid" eller "Tid.år" under
"Kolonner". Klikk på denne for å endre innstillinger for visning av
tid. Du kan velge visning av ett enkelt tidspunkt, et sett av
tidspunkt, eller alle tidspunkt.
Når du klikker på Tid, må du deretter trykke kommandoknappen "Ingen" nederst i tabellen for å fjerne alle eksisterende valg for tidssvisning. Merk: Listen over årstall kan være lang, så du kan måtte scrolle ned (eller trykke minustegnet i listen over årstall) for å finne kommandoknappene.
Opplisting i tabellen kan organiseres på tre måter:
- Tid: organisert i år og semester.
- år: Kun årstall (kalenderår).
- Akademisk år: årskutt organisert i høst/vår, tilsvarende undervisningsåret på institusjonene.
For å velge enkeltår/grupper av år: Klikk videre i ønsket hierarki og merk av hvilke som skal med. Ved å markere "Alle år" kommer alle årstall det finnes data for med.