Kontaktinfo engangsrapportering

Definisjon

Dette er en engangsrapportering der kontaktinformasjon (e-postadresse og mobilnummer) på alle aktive studenter ved skolen i årene 2012-2017 registreres.

Kontaktinformasjonen registreres i filen fordelt på år. Det vil si at det skal registreres kontaktinformasjon på alle som var aktive studenter ved skolen i 2012. Dette gjentas for 2013, 2014, 2015, 2016 og vår 2017. (Fra og med høst 2017 rapporteres kontaktinfo i filen "aktive studenter").

Studenter som har vært aktive ved skolen i over ett år vil naturlig nok registreres flere ganger i filen, under flere årstall. Det er helt ok, for i etterkant av rapporteringen vil siste oppdaterte e-postadresse og mobilnummer for disse studentene automatisk sorteres ut.

I tilfeller der studenter har gått på et studiested som i etterkant er lagt ned, rapporteres disse inn med studiestedsnummeret som tilhørte dette, og nåværende fagskolenummer. (Kontakt DBH-F dersom dere trenger å få oppgitt studiestedsnummeret for det nedlagte studiestedet).

Variablene

Variabel Type
Fagskolenummer int
Studiestedsnummer int
Årstall int
Fødselsnummer char(11)
Fødselsdato date
Etternavn varchar(100)
Fornavn varchar(50)
E-postadresse varchar(100)
Studentens mobilnummer varchar(12)
Registreringsår int

Forklaring til variablene

Fagskolenummer

Nummeret tildeles av DBH-F når skoletilbyder tar kontakt for å få opprettet profil på en ny fagskole. Det identifiserer skolen i DBH-Fs database. For allerede registrerte fagskoler finner man nummeret i oversikten over registrerte skoletilbydere, jmf: http://dbh.nsd.uib.no/fagskole/dokumentasjon/orgdata.action

Studiestedsnummer

Nummeret tildeles av DBH-F når skoletilbyder tar kontakt for å få opprettet profil på et nytt studiested. Det identifiserer studiestedet i DBH-Fs database. For allerede registrerte studiesteder finner man studiestedsnummeret i oversikten over registrerte skoletilbydere, jmf: http://dbh.nsd.uib.no/fagskole/dokumentasjon/orgdata.action

Dersom en fagskole tilbyr samme utdanningen på ulike studiesteder, må utdanningen rapporteres for hvert studiested.

Årstall

Årstallet angir hvilket år de rapporterte data gjelder for.

Fødselsnummer

Personens fødselsnummer (11 siffer). Det er et krav at alle studenter som har norsk fødselsnummer rapporteres inn med dette. Skolen må registrere fødselsnummer på alle norske studenter for at rapporteringen skal kunne godkjennes og publiseres.

Fødselsnummeret skal være gyldig iht reglene for tilordning av fødselsnummer. Feil vil medføre at rapporteringen av tabellen vil bli avvist. Dataleveringssystemet tillater både norske, danske og svenske fødselsnummer, i tillegg til D-nummer.

Opprettelse av fiktivt nummer:
Dersom fødselsnummeret er ukjent fordi studenten er fra utlandet, eller studenten har et utenlandsk fødselsnummer som ikke faller inn i noen av de ovvennevnte kategoriene, registreres det et midlertidig fiktivt nummer slik: Fødselsdato + første bokstav i etternavnet og første bokstav i fornavnet + fagskolenummer. Eksempel: En person har fødselsdato 010185, har etternavnet Hjort Nilsen og fornavnet Per Kristian, og fagskolennummer er 222. Nummeret registreres da som 010185HP222. (Data fra studenter med fiktive fødselsnummer blir ikke oversendt til Lånekassen).

Fødselsdato

Studentens fødselsdato, på formatet år-måned-dato: ÅÅÅÅ-MM-DD (10 karakterer)

Etternavn

Personens etternavn. (Hvis etternavn er ikke er kjent gis verdien UKJENT).

Fornavn

Personens fornavn. (Hvis fornavn er ikke er kjent gis verdien UKJENT).

E-postadresse

Studentens private e-postadresse.
Hvis e-postadresse er ukjent/ikke spesifisert rapporteres verdien NULL.

Studentens mobilnummer

Studentens private mobilnummer.
Dersom institusjonen ikke har denne opplysningen, settes verdien til NULL.

Registreringsår

Kontaktinformasjonen registreres i filen fordelt på år. Det vil si at det skal registreres kontaktinformasjon på alle som var aktive studenter ved skolen i 2012. Dette gjentas for 2013, 2014, 2015, 2016 og vår 2017.