Utvekslingsstudenter og studenter under kvoteprogram

Definisjon

Utvekslingsstudenter omfatter utenlandske studenter som studerer i Norge og norske studenter som studerer i utlandet på grunnlag av utvekslingsavtaler/kvoteprogram. Utveksling mellom norske institusjoner (nasjonal utveksling) skal ikke rapporteres. Utvekslingsstudenter på phd-nivå rapporteres, samt studenter på avtaler med varighet mindre enn 3 måneder. PHD-utveksling og utveksling på mindre enn 3 måneder gis ikke uttelling for ift. finansieringssystemet.

Data rapporteres på semesterbasis: Vårsemester: Terminerte avtaler 01.01 - 31.6. Høstsemester: Terminerte avtaler 01.07 - 31.12. En utvekslingsstudent rapporteres kun en gang på en gitt avtale. Dette gjelder også for kvotestudenter, selv om disse programmene kan gå over flere år.

Jmf. linken i variabelen Utvekslingsavtale nedenfor for hvilke avtaler som inngår og hvilke koder som skal benyttes.

Presisering gjort av Kunnskapsdepartementet 3. mars 2016 angående ERASMUS+:
All utveksling på Erasmus+ program, inkludert praksis og individbaserte avtaler , skal rapporteres i kategorien ERASMUS+.

Presisering gjort av Kunnskapsdepartementet 6.3 2017, angående utvekslingsstudenter der utreiseinstitusjonen ikke selv arrangerer eksamen:
For utreisende utvekslingsstudenter på alle typer varige formaliserte utvekslingsavtaler (dvs. unntatt individbaserte avtaler) der den utenlandske institusjonen ikke arrangerer eksamen, men der studentene tar de relevante eksamener ved hjemmeinstitusjonen, skal fra og med 2017 rapporteres av hjemmeinstitusjonen og gis uttelling på ordinær måte. Dette gjelder alle typer institusjonsorganiserte utvekslingsavtaler, inkludert praksisopphold (f.eks. sykepleier-, barnevernspedagog-, lærerstudenter med avtaler tilknyttet sykehus, bedrift, NGO).

Det skilles mellom:
1. Institusjonsorganiserte utvekslingsavtaler. Dette er varige formaliserte studentutvekslingsprogram mellom norske og utenlandske institusjoner som representerer et tilbud til innreisende og utreisende studenter. Studenter som omfattes av departementets kvoteordninger (kvotestudenter) er inkludert i denne kategorien.

2. Individbaserte utvekslingsavtaler. Dette er avtaler mellom to institusjoner (hjemmeinstitusjon og vertsinstitusjon) om en individuell student om et forhåndsgodkjent studieopphold som inngår som del av studentens grad ved hjemmeinstitusjonen, for eksempel såkalte "free-movers".

Uttelling:
Det tas utgangspunkt i de to datofeltene for inngått avtale og avsluttet avtale for beregning av varigheten på studentens utvekslingsperiode.
- Det gis uttelling for alle institusjonsorganiserte utvekslingsavtaler med en varighet på tre måneder eller mer.
- Det gis uttelling for individbaserte avtaler som omfattes av en Erasmus+-avtale med en varighet på tre måneder eller mer.
- Det gis ikke uttelling for øvrige individbaserte avtaler, utveksling på kortere varighet enn tre måneder, samt utveksling på doktorgradsnivå.

Angående kvotestudenter. Status som kvotestudent gis så lenge studenten har finansiering fra Lånekassen og dermed inngår i ”kvoten” lærestedet har fått tildelt for opptak av kvotestudenter. Kvotestudenter kan få støtte i inntil ett år til forsinkelse. I slike forsinkelsestilfelle med støtte fra Lånekassen rapporterer institusjonen studenten til DBH ift. tidspunktet kvotestudenten er ferdig med graden.

Studenter på fellesgrader skal rapporteres som utvekslingsstudenter forutsatt at de tar deler av graden ved rapporterende institusjon og deler av graden ved en institusjon i utlandet. Studiepoeng som institusjonens utvekslingsstudenter tar i utlandet skal ikke rapporteres.

Se også oversikt over land og landkoder som benyttes.

Variablene

Variabel Type
Institusjonskode char(4)
Avdelingskode char(6)
Årstall int
Semester int
Fødselsnummer char(11)
Kjønn bit
Fødselsdato date
Innreisende/Utreisende bit
Landkode utvekslingsinstitusjon varchar(3)
Studieprogramkode char(12)
Samarbeidsinstitusjon decimal(8,0)
Utvekslingsavtale varchar(30)
Startdato datetime
Sluttdato datetime
Etternavn varchar(100)
Fornavn varchar(50)

Forklaring til variablene

Institusjonskode

Fire-sifret kode utarbeidet ved NSD for identifikasjon av hver enkelt institusjon.

Avdelingskode

Seks-sifret kode utarbeidet ved NSD. De tre første sifrene identifiserer enheter på nivå 2, dvs fakulteter eller avdelinger. De tre siste sifrene i avdelingskoden identifiserer enheter på nivå 3, institutter etc. Rapporteres data på institusjonen som helhet, benyttes koden '000000'.

Årstall

Årstallet angir hvilket år de rapporterte data gjelder for.

Semester

1: Vårsemester
3: Høstsemester

Fødselsnummer

Personens fødselsnummer (11 siffer). Det er viktig at fødselsnummeret er gyldig iht reglene for tilordning av fødselsnummer. Feil vil medføre at rapporteringen av tabellen vil bli avvist.

For utenlanske studenter uten fødselsnummer genererer FS og Mstas et "fiktivt" midlertidig fødselsnummer der man kan lese alder og kjønn.

Skandinaviske personer har ikke krav om opprettelse av et norsk fødselsnummer, og det kan dermed benyttes fødselsnummeret fra det aktuelle landet (10 siffer).

For private institusjoner som ikke har et studieadministrativt system: Dersom fødselsnummer ikke er avklart/ukjent, hovedsakelig på grunn av nye studenter fra utlandet, registreres det et midlertidig nummer slik: Fødselsdato (6 siffer) + første bokstav i fornavnet (ett siffer) + institusjonskoden til institusjonen (4 siffer). Tilsammen blir dette 11 siffer.

Eksempel: En person har fødselsdato 010185, har fornavnet Per Kristian, og institusjonens identifikatorkode er 8227. Nummeret registreres da som: 010185P8227.

Kjønn

Søkerens kjønn. Gyldige verdier:
0: Mann
1:Kvinne

Fødselsdato

Studentens fødselsdato, på formatet år-måned-dato: ÅÅÅÅ-MM-DD (10 karakterer)

Innreisende/Utreisende

Angir hvorvidt studenten er innreisende eller utreisende student.
Verdier:
0: Innreisende
1: Utreisende
(endret fra UTENL og NORSK).

Landkode utvekslingsinstitusjon

Det benyttes SSBs 3-sifrede tallkode.
For innreisede studenter fra utlandet benyttes landkoden til landet hvor den utenlandske utvekslingsinstinstitusjonen studentene kommer fra er lokalisert.
For utreisende studenter fra Norge benyttes landkoden til landet der den utenlandske utvekslingsinstitusjonen ligger og der studenten reiser til. Hvis landkoden er ukjent gis verdien 990.
For oversikt over gyldige landkoder, jmf: http://dbh.nsd.uib.no/dokumentasjon/landkoder.action

Studieprogramkode

Institusjonens lokale kode for studieprogrammene. Se tabellen Studieprogram.

Samarbeidsinstitusjon

Her benyttes USITs institusjonsregister. For samarbeid med utenlandske institusjoner er dette en 8-sifret kode som består av SSB sin landkode for land (3 første siffer), etterfulgt av fem tall. Det er mulig å søke etter institusjonskoder i dataleveringssystemet DBH-dimp.

Utvekslingsavtale

Det benyttes koder for ulike utvekslingsavtaler. Gyldige koder er angitt her: http://dbh.nsd.uib.no/dokumentasjon/avtalekoder.action.

Startdato

Dette er startdato for selve utvekslingsoppholdet (avtalen har gjerne blitt inngått tidligere). Datoen brukes til å beregne lengden på utvekslingsperioden. Format: YYYY-MM-DD.

Sluttdato

Dette er sluttdato for når studenten avsluttet sitt utvekslingsopphold. Datoen brukes til å beregne lengden på utvekslingsperioden i tidsrommet sluttdato-startdato. Format: YYYY-MM-DD.

Etternavn

Personens etternavn. (Hvis etternavn er ikke er kjent gis verdien UKJENT).

Fornavn

Personens fornavn. (Hvis fornavn er ikke er kjent gis verdien UKJENT).