Vitenskapelig publisering: rapportering 2009

Dokumentet beskriver rapporteringskrav for vitenskapelig publisering for rapporteringsåret 2009. Korrigeringer til spesifikasjonen kan forekomme, og vil bli varslet til ansvarlige for vitenskapelig publisering på institusjonene.

Tidsfrist for DBH-rapportering: 1. mars.

Innhold:

1. Vitenskapelig publisering i DBH.. 1
• Vitenskapelig publisering: definisjon. 2
2. Rapportering: arbeidsflyt, ansvarsforhold. 3
3. Datagrunnlag: informasjonselementer,  bibliografiske data, egenrapportering. 5
• Egenrapportering. 6
4. Forfatterandeler, kreditering, statistiske mål og indikatorer 7
   • Forfatterandeler - institusjonsadresser 7
   • Deling av forfatterandeler 7
   • Publikasjonspoeng. 7
5. Publiseringskanaler, nivåinndeling. 9
6. Publikasjonsformer - monografier, artikler, konferansebidrag. 10
7. Utgivelser, utgivelsesår 13
8. Dataformat, datalevering. 14

Last ned spesifikasjon for 2009 i pdf-format.

Vitenskapelig publisering i DBH

Endringshistorikk: Prinsippene i rapporteringskravene er uendret siden innføringen i 2005. Spesifikasjonen inneholder fra 2007 et avsnitt om review-artikler, i kapitlet om publikasjonsformer. Fra 2008 inneholder dokumentet et eget avsnitt om kommentarutgaver i humaniora, i kapitlet om publikasjonsformer

Institusjonene skal rapportere aggregerte tall på omfanget av vitenskapelige publikasjoner utgitt  i rapporteringsåret. Opplegget er basert på modellene og prinsippene beskrevet i Universitets-og høgskolerådets rapport "Vekt på forskning" (UHR 2004).

• Les rapporten her

Opplegget ble første gang gjennomført i 2005. Det er kun gjort mindre justeringer i forhold til prinsippene for statistiske mål og datagrunnlaget for rapporteringen.

Institusjonene er ansvarlige for at personell involvert i arbeidet med rapporteringen er kjent med innholdet i rapporten. Kriteriene er i korte trekk slik:

• Publikasjoner skal telles slik at institusjonene for hver publikasjon krediteres for andelen forfattere som oppgir institusjonen som adresse (se avsnitt om statistiske indikatorer)
• Kun publikasjoner i godkjente publiseringskanaler (tidsskrift, forlag, serier, nettsteder) skal telles. Utgivelser i instituttserier og andre lokale serier skal ikke telles, selv om disse trykkes av et godkjent forlag (se avsnitt om publiseringskanaler).
• Kun arbeider som tilfredsstiller definisjonen på vitenskapelig publisering, skal rapporteres (se avsnitt om publikasjonsformer)
• Kun førsteutgaver skal rapporteres
• Kunstfaglige institusjoner samt Musikkhøgskolen er unntatt fra rapporteringen

Til DBH skal det leveres data som gir grunnlag for beregning av vektede uttrykk for publiseringsomfang og -kvalitet, se avsnitt om indikatorer og datalevering. Andeler som er krediterte institusjonenes randsoner, skal ikke rapporteres.

For spørsmål vedrørende autoritetsregistre og fellestjenester for bibliografiske data, benytt denne adressen:
autreg@nsd.uib.no

For spørsmål direkte vedrørende statistikkrapporteringen til DBH, benytt denne adressen:
dbh@nsd.uib.no

 

Vitenskapelig publisering: definisjon

Definisjonen på vitenskapelig publisering, som definerer omfanget av rapporteringen, er gitt i UHRs rapport "Vekt på forskning":

En vitenskapelig publikasjon defineres gjennom fire kriterier, hvorav samtlige må være oppfylt. Publikasjonen må:

• presentere ny innsikt
• være i en form som gjør resultatene etterprøvbare eller anvendelige i ny forskning
• være i et språk og ha en distribusjon som gjør den tilgjengelig for de fleste forskere som kan ha interesse av den
• være i en publiseringskanal (tidsskrift, serie, bokutgiver, nettsted) med rutiner for "fagfellevurdering"

Nærmere definisjon av begrepet er gitt i kapittel 3 i rapporten. Innholdet forutsettes kjent for ansvarlige for kvalitetssikring av data ved institusjonene.

 

Rapportering: arbeidsflyt, ansvarsforhold

Den enkelte institusjon har ansvar for at data angir et korrekt omfang av vitenskapelig publisering i gyldige publiseringskanaler. I dette ligger også ansvar for å etablere lokalt tilpassede retningslinjer og rutiner for innsamling og kvalitetssikring av data.

De fleste institusjoner benytter systemer for forskningsdokumentasjon som driftssystemer for å administrere data. De mest brukte er

• Forskdok (utviklet og drevet av Bibsys)
• Frida (utviklet og drevet av USIT)

Systemene brukes til registrering av fulle bibliografiske referanser for publikasjoner, med støtte for å knytte forfattere til institusjonsadresser

Som støtte for rapporteringen gis det tilgang til bibliografiske data fra Thomson ISI, Norart og Bibsys (se avsnitt om bibliografiske data). Det stilles også til veie data fra felles autoritetsregistre (publiseringskanaler, institusjonsregister). Data er tilgjengelig fra en felles tjeneste, administrert av NSD og USIT.

I Forskdok og Frida er det etablert tekniske rutiner for innlasting av bibliografiske data og autoritetsregistre fra fellestjenesten, og formidling av disse til institusjonene. Institusjonene har også mulighet til å egenrapportere data som ikke formidles av fellestjenesten.

Den overordnede dataflyten i systemet er illustrert i figuren under.

Institusjonene skal fylle inn de data som kreves for å etablere datagrunnlaget for rapporteringen, og tilse at dataene er korrekte.

I Forskdok og Frida er det også lagt inn rutiner for uttak av data til DBH. Dataformat bestemmes av DBH i samarbeid med Forskdok og Frida, se avsnitt om dataformat. Ansvarlige for rapportering på institusjonen skal ta ut data fra dokumentasjonssystemet, og sende det til DBH. Spesifikk informasjon om prosedyrer for datalevering vil foreligge i januar.

Institusjoner som ikke benytter Forskdok eller Frida, kan rapportere ved å levere publikasjonslister direkte til DBH. Listene skal inneholde:

• Navn på publikasjon
• ITAR-kode for publiseringskanal
• Kode for publikasjonsform (1=monografier, 2 = antologiartikler, 3= periodika-artikler)
• Liste over forfattere, med avmerking av forfattere som tilhører institusjonen

Tilbake til toppen

Datagrunnlag: informasjonselementer,  bibliografiske data, egenrapportering

Utgangspunktet for rapporteringen skal være data om vitenskapelig publisering ved institusjonene. Institusjonene skal for eget bruk ha oversikter over publikasjoner, som inneholder informasjon om

• Tittel på arbeid
• Utgiverinformasjon med standardkoder fra autoritetsregistre for tidsskrift, forlag, serier og bokutgivelser
• Identifikasjonselementer som volum og utgiverår, sidehenvisninger, ISBN for bokpublikasjoner
• Alle forfattere
• Særskilt avmerking av de forfattere som oppgir institusjonen som forfatteradresse
• Publikasjonsform

Dette danner utgangspunktet for rapportering av publikasjonstall til DBH. Som beskrevet foran, blir disse data normalt behandlet i dokumentasjonssystemene (Frida og Forskdok).

Institusjonenes driftssystemer må ha rutiner for å kunne skille ut vitenskapelige publikasjoner fra andre publikasjoner, for rapportering til DBH.

For revisjonsformål skal institusjonene lagre og kunne stille til veie alle data som inngår i grunnlaget for DBH-rapporteringen.

Bibliografiske data fra ITAR

Det ble i 2004 undertegnet kontrakt med Thomson ISI og Norart om avlevering av indekserte data til en fellestjeneste "ITAR", administrert av NSD.

Data blir oppdatert månedlig i løpet av rapporteringsåret, og stilles til veie for nedlastning i Frida og Forskdok. I regelen skal data fra bibliografiske datakilder benyttes dersom de foreligger.

Grunnet etterslep i indekseringstjenestene vil en del data om 2009-publikasjoner ikke foreligge før i 2010. Siste avlevering av data fra fellestjenesten ventes å foreligge 5. februar 2010. Data som ikke foreligger fra fellestjenesten innen den dato, skal egenrapporteres.

Institusjonene må kontrollere om de bibliografiske data fra fellestjenesten er korrekte, og at listene er komplette.

Registreringsansvarlige på institusjonene må selv legge på institusjonstilknytning for forfatterne. Data fra fellestjenesten inneholder ikke opplysninger om hver enkelt forfatters adresse/institusjonstilknytning, bare en liste over hvilke institusjoner som har vært involvert.

Bibliografiske datakilder dekker kun tidsskrifter som indekseres av ISI og Norart. Forlagspublisering (antologiartikler og vitenskapelige monografier) må egenrapporteres.

Registreringsansvarlige på institusjonene må selv legge på institusjonstilknytning for forfatterne. Data fra fellestjenesten inneholder ikke opplysninger om hver enkelt forfatters adresse/institusjonstilknytning, bare en liste over hvilke institusjoner som har vært involvert.

Egenrapportering

Enkelte publikasjoner blir ikke formidlet fra fellestjenesten, enten fordi de ikke omfattes av indekseringstjenestene, eller fordi data ikke foreligger på rapporteringstidspunktet. Slike publikasjoner skal registreres manuelt i dokumentasjonssystemene (Frida og Forskdok). Dette kalles egenrapportering.

I tilfeller der en kjenner til publikasjoner som normalt inngår i indekseringstjenestene, men ikke er blitt formidlet via ITAR, skal disse egenrapporteres. Tilsvarende skal monografier, antologiartikler og tidsskrift som ikke indekseres av Norart eller Thomson ISI egenrapporteres.

Egenrapporterte poster må gjennomgåes for å sikre at de er korrekt avmerket i forhold til kriteriene for vitenskapelige publikasjonsformer.

Tilbake til toppen

Forfatterandeler, kreditering, statistiske mål og indikatorer

Forfatterandeler - institusjonsadresser

For at en institusjon skal kunne telle en publikasjon som helt eller delvis for rapportering til DBH, skal institusjonens navn framgå som forfatteradresse i selve publikasjonen. Publikasjonsandeler som er kreditert institusjonenes randsone, assosierte helseforetak og lignende skal ikke telles.

Som forfatteradresse regnes det som tilstrekkelig å oppgi institusjonens navn i forbindelse med det aktuelle arbeidet. Forfatteradresse kan oppgis på omslagssider, kolofonsider, i egne seksjoner foran eller bak i tidsskrifter, eller i tilknytning til enkeltartikler.

Forfattere skal samtidig ha en dokumentert tilknytning til institusjonen, som ansatt, stipendiat, midlertidig tilknyttet, student o.a, enten på tellepunktet eller i perioden da publikasjonen ble utformet.

Data til DBH skal telles på instituttnivå. Dette vil i det følgende kalles "rapporteringsenheter".

Kun forfatter-rollen i en publikasjon skal krediteres. Redaktører, illustratører o.a. regnes ikke som forfattere av et arbeide, og skal ikke inngå i beregningen av indikatorene.

Som grunnlag for statistikken går en ut fra at hver forfatter krediteres for "sin" andel av publikasjonen, dvs. 1/antall forfattere.

Institusjonsenheter blir krediterte for den andelen av forfatterne som oppgir tilknytning til enheten i selve publikasjonen. Dette kalles forfatterandeler.

En rapporteringsenhets forfatterandel for en publikasjon beregnes dermed ved å dividere antallet forfattere som er knyttet til enheten, med antallet forfattere totalt for publikasjonen.

Deling av forfatterandeler

I enkelte tilfeller vil en forfatter kreditere flere institusjoner samtidig, ved å oppgi flere forfatteradresser i publikasjonen (for eksempel et helseforetak og et institutt). Da skal vekten til den enkelte forfatter reduseres til 1/(antall krediterte enheter for forfatteren).

Summen av forfatterandeler kan ikke overstige 1 for hver unike publikasjon, eller antall publikasjoner totalt.

Publikasjonspoeng

Data skal benyttes til å beregne en indikator kalt "publikasjonspoeng" som har inngått som en del av departementets finansieringsmodell for universitets- og høgskolesektoren for budsjettåret 2009. Publikasjonspoeng er en vektet størrelse basert på hvert arbeids kombinasjon av

• forfatterandeler
• publikasjonsform (bok, artikkel i ISSN-publikasjon, artikkel i ISBN-publikasjon)
• kvalitetsnivå for publiseringskanal (tidsskrift/forlag)

Ved beregning av publikasjonspoeng skal forfatterandelene vektes (multipliseres) med en faglig fastsatt tallstørrelse. Kombinasjonene av publikasjonsform og kvalitetsnivå danner kategorier som gir utgangspunkt for vekting. Vektene som anvendes i sektorens finansieringssystem er slik:

Ved å summere over alle vektede forfatterandeler, beregnes hver institusjons publikasjonspoeng. Dette utgjør grunnlaget for institusjonenes rapportering til departementet. Størrelsen blir beregnet i DBH. Prinsippene for vekting kan forandres for fremtidige budsjetter. Departementet kan også velge å legge andre indikatorer enn publikasjonspoeng til grunn.

Tilbake til toppen

Publiseringskanaler, nivåinndeling

Vitenskapelige publiseringskanaler er periodika, serier, nettsteder og bokutgivere som er organisert redaksjonelt for å utgi vitenskapelige publikasjoner som samsvarer med definisjonen på vitenskapelig publikasjon. Se "Vekt på forsking", kap. 4.1.

Vitenskapelige publiseringskanaler deles i to hovedformer:

• Periodika, serier og nettsteder med ISSN
• Utgivere av publikasjoner med ISBN

Det er etablert to autoritetsregistere for vitenskapelige publiseringskanaler, ett for ISSN-titler og ett for utgivere av ISBN-titler. Registeret er tilgjengelig på adressen http://dbh.nsd.uib.no/kanaler

Registeret bearbeides fortløpende. Siste tidsfrist for forslag til registeret for 2009-rapportering er 31. desember 2009. Endelig nivåinndelt register over gyldige publiseringskanaler for 2009-rapporteringen ventes tilgjengelig 6. januar 2008.

Godkjente vitenskapelige publiseringskanaler er kvalitetsrangert i to nivåer. Publikasjoner utgitt i kanaler med høyeste kvalitetsrangering blir gitt ekstra uttelling i finansieringssystemet. Et utvalg under UHR forestår endelig godkjenning av kanaler på nivå 1, og definerer nivå 2 i samråd med de nasjonale fagrådene. I 2009 blir nivå 2 revidert etter innspill fra nasjonale fagstrategiske organ under UHR.

Det skal kun rapporteres statistikk om publikasjoner utgitt i godkjente kanaler på nivå 1 og 2 i registeret.

Spesielt om serier

Serier har i likhet med periodika (tidsskrifter og årbøker) egen tittel og ISSN, men utkommer ofte mindre regelmessig. Serier kan bestå både av monografier og artikkelsamlinger der hver publikasjon har individuelt ISBN. For seriepublikasjoner regnes den overordnete ISSN-tittelen som publiseringskanal (ikke utgiveren).

For publikasjoner i serier gjelder følgende:

• Enhver publikasjon som kan knyttes til et ISSN, enten direkte eller ved at en ISBN-publikasjon har et overordnet ISSN-nummer, skal registreres med serien (ISSN) som publiseringskanal. Serietittelen må være godkjent i registeret.
• Bare publikasjoner som kun har ISBN og ingen tilknytning til en ISSN-tittel skal registreres med utgiver som kanal. Dette kan være aktuelt for bokserier eller konferanseserier som ikke har ISSN. Utgiveren må være godkjent i registeret.

Tilbake til toppen

Publikasjonsformer - monografier, artikler, konferansebidrag

Til DBH-rapporteringen skal publikasjoner kategoriseres i tre grunnformer:

• Vitenskapelige monografier: Publikasjonen har en tittel med ISBN. Den kan ha en eller flere forfattere, og navnene er oppført i tilknytning til tittelen.
• Vitenskapelige artikler i antologier: Publikasjonen er uten eget nummer, men har tilknytning til en tittel med ISBN. Den kan ha en eller flere forfattere, og navnene er oppført i tilknytning til hver publikasjon.
• Vitenskapelige artikler i periodika, serier og nettsteder (ISSN-titler): Publikasjonen er uten eget nummer, men har tilknytning til en tittel som har ISSN. Den kan ha en eller flere forfattere, og navnene er oppført i tilknytning til hver publikasjon.

Andre former (bokanmeldelser, intervjuer/aktualitetsstoff, bibliografier etc) inngår ikke i rapporteringen. Noen spesielle forhold nevnes i det følgende

Arbeider i blandede publiseringskanaler

Hver publikasjon skal tilfredsstille kravene til vitenskapelig publisering som gitt i UHRs definisjon. Enkelte fagtidsskrifter med egne seksjoner for vitenskapelig publisering inngår som godkjente publiseringskanaler. Fra disse skal det kun rapporteres ordinære vitenskapelige artikler som har undergått fagfellevurdering.

Lengre bokanmeldelser

I enkelte tidsskrifter har lengre bokanmeldelser (over tre sider) tidligere blitt vurdert som vitenskapelig publisering. Ordningen opphørte for rapporteringen av 2006-publikasjoner.

Monografier og antologiartikler

Med monografi skal menes et sammenhengende verk forfattet av en enkelt person, eller flere personer som står ansvarlige for hele verket. Det er boken som skal telles, ikke de enkelte kapitler. En vitenskapelig monografi er en større publikasjon som formidler ny, forskningsbasert kunnskap primært rettet mot et akademisk fagfellesskap.

Det skilles på følgende måte: Monografier er publikasjoner hvor publikasjonens tittel har ISBN. Forfatternavn er knyttet til denne tittelen. Antologiartikler har titler uten eget ISBN, men er publisert i tilknytning til en (overordnet) ISBN-tittel. Forfatternavn er knyttet til artikkelens tittel.

Monografier og antologiartikler skal være fagfellevurdert på samme måte som for tidsskriftartikler. Med fagfellevurdering menes i denne sammenhengen at bøker og artikler skal være undergått vurdering av uavhengig fagekspertise i forbindelse med utgivelsesprosessen.

Ikke alle monografier tilfredsstiller kravene til vitenskapelighet. "Vekt på forskning" nevner spesifikt lærebøker (bøker skrevet spesifikt for undervisningsformål), og bøker rettet mot allmennmarkedet, som kategorier som ikke skal telle som vitenskapelige monografier. Ut fra den generelle definisjonen vil normalt heller ikke følgende publikasjonstyper gjelde:

• Populærvitenskapelige bøker, debattbøker
• Arbeidsrapporter og notater
• Oppslagsverk, antologier/artikkelsamlinger, redigerte verk
• Annen sakprosa/faglitteratur som ikke er basert på original forskning
• Skjønnlitteratur

Kun original litteratur skal telles - ikke nyutgivelser, og ikke oversettelser. Hver bok som rapporteres skal være tilgjengelig for publikum gjennom salg, og være identifisert med ISBN. I tilfeller der bøker er utgitt i serier med ISSN, skal dette benyttes som referanse, og serien skal være godkjent som publiseringskanal. Serier som ikke har ISSN, blir ikke vurdert som publiseringskanal. Det betyr at publikasjoner i slike serier kan telles som forlagspublikasjoner, og serien trenger ingen godkjenning.

Kommentarutgaver i humaniora

Fra 2008 telles kommentarutgaver i humaniora som selvstendige vitenskapelige monografier. Definisjonen er utformet av UHRs publiseringsutvalg:

Konferansebidrag og artikler

Artikler skal bare telles en gang. I noen sammenhenger blir en artikkel publisert i flere godkjente kanaler. Et konferansebidrag blir for eksempel vanligvis publisert i konferanseproceedings, men kan også bli offentliggjort i et tidskrift eller en bok. En må da velge hvilken referanse som skal benyttes til dbh-rapportering.

Konferansepublikasjoner

Konferansepublikasjoner telles på samme måte som tidsskriftsartikler hvis de har tilknytning til godkjent ISSN-tittel i registeret, og på samme måte som antologiartikler hvis de har tilknytning til en godkjent ISBN-utgiver i registeret. Det er serie eller utgiver som er kanal, ikke den bestemte og daterte konferansen. I fag hvor konferansepublisering er vanlig og konferansene holdes jevnlig, er publikasjonene fra konferansene vanligvis knyttet til en serietittel (ISSN) eller til et forlag, en institusjon eller en forening som er fast distributør (ISBN-utgiver). Foreløpige publikasjoner som kun blir distribuert på konferansen og verken kan knyttes til en ISSN-tittel eller en ISBN-utgiver, skal ikke rapporteres. Det er den ferdige publikasjonen i godkjent kanal som skal rapporteres.

For at et konferansebidrag skal kunne telle, må det altså være gitt ut i en bok, et tidsskrift eller CD med normal distribusjon i godkjente publiseringskanaler, og være påført ISSN og/eller ISBN. I Frida og Forskdok må bidraget registreres som artikkel i bok eller ISSN-serie/tidsskrift. Det er ikke konferansene som regnes som publiseringskanaler.

Avhandlinger

Doktoravhandlinger kan rapporteres dersom de publiseres i godkjent kanal, og tilfredsstiller kriteriene for vitenskapelig publisering forøvrig.

Review-artikler

Review-artikler er artikler som oppsummerer status på et forskningsfelt, og omfatter ofte gjennomgang av litteratur innen emnet. Review-artikler telles på samme måte som ordinære vitenskapelige artikler. Bokanmeldelser, i form av vurderinger og gjennomgang av ett eller flere nye verker, skal ikke telles som review-artikler.

Tilbake til toppen

Utgivelser, utgivelsesår

Det skal kun rapporteres publikasjoner med påført utgivelsesår 2009. Det skal videre kun rapporteres arbeider med førsteutgivelse i 2009. Reviderte verk skal ikke rapporteres.

I noen tilfeller er det ikke samsvar mellom påført utgivelsesår og faktisk publiseringsår. Publikasjoner som vil få påført utgivelsesår 2009, men som ikke utkommer før i 2010, kan rapporteres dersom det kan dokumenteres at publikasjonen faktisk er eller vil bli utgitt innen rapporteringsfristen 1. mars.

Publikasjoner med påført utgivelsesår 2008, som ikke utkom før i 2009, skal ikke inngå i tellingen.

Etterrapportering

I noen tilfeller oppdages publikasjoner som ikke har inngått i tidligere rapportering. Det blir ikke åpnet for etterrapportering av slike publikasjoner.

Tilbake til toppen

Dataformat, datalevering

Til NSD/DBH skal følgende informasjonselement inngå i rapporteringen:

DBH Institusjonskode
DBH Avdelingskode
Årstall
Publiseringskanal - ITAR-kode
Kode for publikasjonsform - 1=Vitenskapelig monografi, 2=Vitenskapelig antologiartikkel, 3=Vitenskapelig artikkel i ISSN-kanal
Forfatterandeler
Antall publikasjoner

Data skal foreligge som aggregerte tellinger både på institusjonsnivå og på forskningsutførende nivå (nivå 2 eller 3 i DBH-avdelingsregisteret, avhengig av institusjonens organisering). På institusjonsnivå skal det benyttes egne koder for publiseringskanal, som indikerer nivåinndeling (se teknisk spesifikasjon for detaljer).

Data skal leveres til NSD i XML-format. Dataformat for filer til DBH er identiske med fjorårets, og xml skjema er dokumentert her.

Rapportering til DBH gjøres av person utpekt som rapporteringsansvarlig for vitenskapelig publisering på den enkelte institusjon. Data til DBH skal normalt hentes ut ferdig tilrettelagt gjennom funksjoner i Frida og Forskdok. Institusjoner som ikke benytter Frida eller Forskdok, kan henvende seg til NSD om prosedyrer før rapportering.

Data skal leveres på adressen https://dimp.nsd.uib.no , under overskriften "Levere data". Tjenesten krever pålogging. Brukere må være opprettet som ansvarspersoner (rapporteringsansvarlige) for vitenskapelig publisering, og være registrerte i systemet, før en får tilgang.